Невеликий офіс не обов'язково має означати невеликі витрати. Оренда, техніка, зв'язок, програмне забезпечення, обслуговування, робота з клієнтами — кожна окрема стаття може здаватися незначною, але разом вони формують чималу щомісячну суму.
Водночас економія заради самої економії рідко дає хороший результат. Повільний інтернет заважає роботі команди, найдешевша техніка частіше потребує ремонту, а спроба однією людиною закрити кілька різних функцій зрештою позначається на якості роботи.
Тому завдання малого бізнесу — не просто витрачати менше, а зрозуміти, які ресурси справді потрібні всередині компанії, а без чого можна обійтися або передати зовнішнім підрядникам.
Почати з самого офісу
Перше питання — скільки робочого простору компанії насправді потрібно. Якщо частина співробітників працює дистанційно або приходить до офісу лише кілька разів на тиждень, утримувати окреме робоче місце для кожного не завжди раціонально.
Для невеликих команд може працювати гібридний формат із кількома спільними робочими місцями та переговорною зоною. Інший варіант — невеликий офіс у коворкінгу, де в щомісячну плату вже включена частина побутових та організаційних витрат.
Перед орендою варто рахувати не лише ціну квадратного метра. Комунальні платежі, охорона, прибирання, меблі, доступ до інтернету та дрібні ремонти теж формують реальну вартість робочого місця.
Не купувати техніку "із запасом"
Для більшості офісних завдань не потрібні найпотужніші комп'ютери на ринку. Робота з документами, CRM, електронною поштою, браузером і відеоконференціями має цілком прогнозовані вимоги до техніки.
Тому краще відштовхуватися від реальних завдань співробітників. Дизайнеру або спеціалісту, який працює з великими масивами даних, справді може знадобитися продуктивна машина. Менеджеру, який більшу частину дня працює з браузером і документами, — навряд чи.
Такий самий принцип стосується принтерів, моніторів та іншої офісної техніки. Якщо пристрій використовується кілька разів на місяць, варто подумати, чи потрібно взагалі купувати його для офісу.
На зв'язку краще не економити
Є витрати, скорочення яких швидко починає коштувати бізнесу дорожче за саму економію. Інтернет — одна з них.
Для офісу важлива не стільки максимальна швидкість у тарифі, скільки стабільність з'єднання. Відеоконференції, хмарні документи, CRM, телефонія та обмін файлами залежать від постійного доступу до мережі. Навіть короткі перебої можуть зупинити роботу одразу кількох людей.
Тому Інтенет провайдер має бути надійним, щоб в цьому переконатися варто не лише перевіряти щомісячну плату. Має значення технологія підключення, технічна підтримка, умови для бізнес-клієнтів та можливість організувати резервний канал.
Для невеликої компанії резервування може здаватися зайвою витратою. Але якщо більшість робочих процесів відбувається онлайн, кілька годин без зв'язку легко обійдуться дорожче за додаткове підключення.
Переглянути кількість програм і підписок
Ще одна непомітна стаття витрат — програмне забезпечення. З часом у компанії накопичуються підписки на хмарні сховища, сервіси відеозв'язку, таск-менеджери, CRM, аналітичні інструменти та десятки дрібніших програм. Частина з них може дублювати функції одна одної, а деякими продовжують користуватися лише один-два співробітники.
Корисно хоча б раз на кілька місяців проводити невелику ревізію: які сервіси оплачуються, хто ними користується та чи є дешевша альтернатива в уже придбаному пакеті.
Окремої уваги потребують ліцензії колишніх співробітників. У невеликій компанії кілька забутих облікових записів здаються дрібницею, але за рік можуть перетворитися на відчутну суму.
Не кожну функцію потрібно тримати всередині компанії
Невеликому бізнесу складно мати окремого спеціаліста для кожного завдання. Бухгалтерія, юридичний супровід, IT-підтримка, рекрутинг чи маркетинг можуть бути потрібні регулярно, але не обов'язково по вісім годин щодня.
У таких випадках варто порівняти вартість штатного співробітника та зовнішнього підрядника. Причому до зарплати штатного фахівця потрібно додавати витрати на робоче місце, техніку, програмне забезпечення, навчання та адміністрування.
Аутсорсинг особливо доречний для процесів, навантаження на які постійно змінюється.
А якщо багато звернень від клієнтів?
Окремий приклад — телефонні дзвінки та підтримка клієнтів. На старті бізнесу їх часто беруть на себе менеджери або навіть власник компанії. Поки звернень небагато, така модель працює.
Проблеми починаються зі зростанням кількості клієнтів. Менеджер відповідає на дзвінок і відкладає основну роботу, пропущені звернення накопичуються, а наймати окрему команду операторів може бути зарано.
У такій ситуації аутсорсинговий КЦ може бути альтернативою створенню власного підрозділу. Зовнішній контакт-центр можна залучати для приймання дзвінків, консультацій, опрацювання заявок або роботи в години найбільшого навантаження.
Це не означає, що підтримку завжди потрібно передавати назовні. Якщо консультації потребують глибокої експертизи або робота з клієнтом є ключовою частиною продукту, внутрішня команда може бути кращим рішенням. Але для стандартних і повторюваних звернень порівняти обидва варіанти точно варто.
Автоматизувати те, що повторюється
Найпростіше помітити витрати в банківській виписці. Значно складніше побачити, скільки коштують повторювані ручні операції.
Якщо співробітник щодня переносить дані з однієї таблиці в іншу, вручну створює однакові документи або витрачає години на підготовку стандартних звітів, це теж витрати бізнесу.
Не кожен процес потребує складної автоматизації. Іноді достатньо шаблонів документів, правильно налаштованої CRM або кількох простих інтеграцій між сервісами.
Хороший орієнтир — регулярність. Якщо одна й та сама механічна дія повторюється десятки разів на тиждень, варто хоча б перевірити, чи можна виконувати її автоматично.
Економити варто на зайвому, а не на важливому
У невеликого бізнесу майже завжди є можливість скоротити офісні витрати. Питання лише в тому, де саме це робити.
Відмовитися від кількох непотрібних програмних підписок — розумна оптимізація. Обрати дешевший, але нестабільний зв'язок, від якого залежить робота всієї команди, — вже сумнівна.
Так само немає сенсу утримувати штатного спеціаліста для кількох годин роботи на тиждень лише тому, що "так заведено". Але й передавати назовні критично важливий для компанії процес тільки через нижчу ціну ризиковано.
Тому найкращий спосіб організувати невеликий офіс без зайвих витрат — періодично ставити до кожної статті бюджету два прості запитання: чи справді це потрібно бізнесу і чи немає простішого способу отримати той самий результат.
Саме така ревізія зазвичай знаходить більше можливостей для економії, ніж механічне скорочення всіх витрат на кілька відсотків.